Cajas de archivo, planteamiento relativo

Realmente el concepto ‘cajas de archivo’ es un concepto muy amplio y poco utilizado. Uno debe plantearse si en realidad hay cajas que únicamente sean de archivo. Y sí que las hay, pero debemos explicar el concepto en sí.

No es que quiera darle la vuelta a las cosas, pero cuando una persona o empresa usa este término, se refiere a cajas específicas de archivo de documentos básicamente. Sin embargo debemos pensar que absolutamente todas las cajas de cartón, sirven o pueden usarse para archivar algo. Vamos a pensar por un momento en diferentes tipos de caja. Cuando busques este concepto en cualquier buscador, te saldrán muchas cajas específicas para ello. Sin embargo todas suelen tener un formato igual o parecido las unas con las otras. Pero yo te planteo una pregunta : una caja de cartón estilo americano con solapas no se puede utilizar para archivar? Claro que sí.

Cuestiones previas al acto de archivar o guardar 

Me pasa muchas veces que me llama alguna persona o empresa que necesita archivar o guardar alguna cosa. Suelen venir un poco desorientadas. Es lógico. Ni se les ocurre la posible variedad de cajas de este tipo que puede existir. Y se llevan una sorpresa cuando empiezo a sacarles modelos o a darles ideas. Por esto cuando llega el momento de guardar algo deben plantearse unas cuestiones básicas. Hacer este ejercicio supondrá que lo hagamos de un modo correcto y ordenado. O al menos será así en la mayoría de los casos. Vamos a verlo.

Qué tipo de material u objeto vamos a guardar/archivar

Lógicamente debe ser la primera pregunta que nos haremos. Básicamente porque no es lo mismo guardar o almacenar muebles que hacer lo propio con documentos. Tampoco tiene nada que ver el hecho de guardar ropa con guardar juguetes viejos que quieres tirar. Pongo casos extremos de objetos dispares para poder escenificar el concepto correctamente. Con el primer ejemplo, para guardar muebles a lo mejor sólo necesitas envolverlos en film estirable o plástico burbujas. Y para documentos necesitas, o una caja de aletas normal y corriente, o cajas específicas de documentos. Por tanto ya ves la disparidad de cajas de embalaje.

¿Tiempo : guardar o archivar para siempre?

Esta es otra cuestión. Las cajas de cartón que ofrecemos tienen una relación calidad/precio muy alta. Sin embargo plantear que una caja de cartón dure para siempre es algo complicado. Sigue siendo cartón. Obviamente somos conscientes que hay cartón que por sus características puede sustituir a la madera. Pero una caja fabricada con este tipo de material es una caja carísima y, por tanto, está fuera de lugar. Plantearse que el embalaje pueda tener un coste de 30 o 40 € la unidad no es viable. En Ra-pack muchas de las cajas que ofertamos para estos menesteres son muy resistentes, incluso al paso del tiempo, pero no son eternas.

Lugar de archivo o almacenaje

Este tercer punto es también muy importante. Plantearse un almacenaje en un lugar con humedad o sin ella, cambia totalmente el planteamiento general de lo que quieres hacer. Vamos a poner el peor de los escenarios. Supongamos que llenamos una caja con lo que sea en su interior. Si el trastero donde vamos a depositarla tiene un índice de humedad muy alto, la caja va a sufrir mucho. Se va a humedecer el cartón, antes o después en función de la calidad del mismo. Pero se acabará humedeciendo. Y esto afectará, antes o después, a lo que hayas depositado en su interior.

Tipos de cajas de archivo o almacenaje

Llegados a aquí, ahora toca decidir con qué tipos de cajas de archivo queremos trabajar. Vamos a ver los diferentes modelos que ofrecemos en Ra-pack. Esto no quiere decir que sean únicos, porque la inventiva siempre es grande y lógicamente existen otros modelos. 

Cajas de archivo multiusos

Como dice muy bien la descripción, se trata de una caja que admite muchos tipos de artículos en su interior. Además su formato le da un altísimo nivel de resistencia. Se trata de una caja totalmente automontable, desde la estructura de la caja hasta la tapa. Se entrega totalmente desplegada, como corresponde a este tipo de cajas de embalaje. Como ventaja principal es que es extremadamente ‘portable’ de un lugar a otro gracias a su consistencia y a las asas laterales en forma de troquel que tiene. Además, debido a su consistencia, se pueden apilar unas encima de las otras sin problema. 

Debo reconocer que se trata de mi caja de archivo preferida. En la oficina es básicamente la caja que más utilizamos para el archivo definitivo. Las tenemos apiladas una encima de las otras y puedo garantizar que las que están debajo ni lo notan. Y eso que todas llevan documentos, y el papel realmente pesa mucho.

Cajas para documentos

También se trata de una caja automontable, con un diseño realmente original. Es un tipo de embalaje idóneo para el archivo de expedientes en cualquier ayuntamiento o despacho de abogados. Suelen ir colocadas de pie en estanterías para poder ver el lomo en el cual se suelen escribir notas identificativas de los documentos del caso que están en su interior.

Imagina, por ejemplo, en las oficinas de una empresa. Cada una de estas cajas puede ser utilizada para archivas las facturas que se reciben de los proveedores. O usarlas como archivo relativo a clientes.

Cajas de cartón de canal simple o canal doble

Tampoco hay que ir a buscar muchos diseños raros de embalaje. A veces nos preguntamos cómo archivar esto o lo otro y resulta que una caja de estilo clásico es lo mejor y más simple. Porque al final, de lo que se trata, es de la simpleza. Simpleza y orden. Si resulta que utilizamos unas cajas muy originales, maravillosas, y al final no encontramos lo que buscamos porque hemos olvidado poner una descripción de contenido, habremos hecho el esfuerzo para nada. Y todas las cajas de tipo americano, formato Fefco 0201, con aletas por arriba y por abajo, proporcionan todas las características necesarias para ayudarte a mantener ese orden 

Cajas armario para prendas

Podríamos seguir hablando de muchos casos de cajas perfectas para almacenaje. Quizás la más curiosa sea una caja armario de tapa separada. ¿Qué tiene y para qué se utiliza? Tú imagina que llega el final de campaña de verano y no tienes bastante armario para almacenar toda tu ropa ligera hasta la primavera que viene. Pues puedes usar una caja armario de tapa separada para guardar esa ropa y colocar la de invierno en tus armarios. Curioso, verdad?

Como he dicho antes, hay unos cuantos tipos de caja. Seguro que los artículos más extremos generarán un tipo de embalaje muy curioso. Sin embargo, estas cajas expuestas suelen servir para los materiales citados o para cualquier tipo de artículo que quieras embalar y almacenar.

Ver cajas armario